یکی از مهمترین مسائلی که در فرآیند ثبت اسناد و املاک در کشور مطرح میشود، بروز اختلافات و اشتباهات احتمالی در عملیات ثبت است. قانون ثبت اسناد و املاک به منظور حل و فصل این اختلافات و نظارت بر عملکرد ادارات ثبت، دو مرجع تخصصی تحت عناوین هیأت نظارت و شورای عالی ثبت پیشبینی نموده است. این مقاله به بررسی حدود صلاحیت و اختیارات این دو مرجع میپردازد:
هیأت نظارت بر ثبت اسناد و املاک
ترکیب هیأت نظارت
براساس قانون ثبت، هیأت نظارت از افراد ذیل تشکیل میشود:
دو نفر قاضی
مدیر کل ثبت استان و یا نماینده وی
صلاحیتهای هیأت نظارت (طبق ماده ۲۵ قانون ثبت):
1 – رفع اختلاف یا اشتباه در تقاضای ثبت:
در صورت بروز اختلاف بین اشخاص و اداره ثبت در خصوص پذیرش تقاضای ثبت، یا بروز اشتباه یا تزاحم و تعارض در تصرفات، هیأت نظارت صلاحیت رسیدگی، تعیین تکلیف، ابطال یا اصلاح درخواست ثبت را دارد.
2 – ابطال عملیات ثبت در صورت اشتباه مؤثر:
چنانچه در جریان مقدماتی ثبت اشتباهی رخ دهد که بر عملیات بعدی نیز تأثیرگذار باشد، هیأت نظارت میتواند عملیات ثبت را ابطال و دستور تجدید یا اصلاح آن را صادر کند.
3 – اشتباهات قلمی:
در صورت بروز اشتباهات صرفاً قلمی در ثبت دفتر املاک یا سند مالکیت، یا مغایرت آن با سند رسمی یا حکم دادگاه، هیأت نظارت میتواند دستور اصلاح صادر نماید.
4 – اشتباهات مقدماتی مغفولمانده:
چنانچه اشتباهی که قبل از ثبت ملک رخ داده، هنگام ثبت مورد توجه قرار نگرفته و بعداً اداره ثبت متوجه آن شود، موضوع در هیأت نظارت بررسی و در صورت عدم خلل به حقوق دیگران، اصلاح میگردد. در صورت تضییع حق، موضوع به دادگاه ارجاع خواهد شد.
5 – تعارض در اسناد مالکیت:
رسیدگی به تعارض کلی یا جزئی در اسناد مالکیت اعم از اصل ملک، حدود یا حقوق ارتفاقی در صلاحیت هیأت نظارت است.
6 – اشتباه در عملیات تفکیکی:
چنانچه در عملیات تفکیکی اشتباهی رخ دهد که منجر به انتقال رسمی یا ثبت گردد، هیأت نظارت در صورت عدم ورود ضرر به اشخاص، صلاحیت رفع آن را دارد.
7 – اشکال در تنظیم اسناد:
در موارد بروز اشکال در نحوه تنظیم اسناد یا تطبیق آنها با قوانین، تصمیمگیری و صدور دستور با هیأت نظارت است.
8 – رسیدگی به اعتراض به نظریه رئیس ثبت:
اشخاص میتوانند نسبت به نظریه رئیس ثبت در خصوص تخلفات و اشتباهات اجرایی اعتراض کنند که این اعتراضات در هیأت نظارت بررسی میشود.
شورای عالی ثبت
ترکیب و ساختار شورای عالی ثبت
شورای عالی ثبت دارای دو شعبه است:
شعبه املاک
شعبه اسناد
هر شعبه از سه عضو تشکیل میشود:
دو قاضی از دیوان عالی کشور (به انتخاب وزیر دادگستری)
مسئول بخش مربوطه (املاک یا اسناد)
صلاحیت شورای عالی ثبت
مطابق ماده ۲۵ مکرر قانون ثبت، شورای عالی ثبت مرجع تجدیدنظر نسبت به برخی آرای هیأت نظارت میباشد.
موارد قابل اعتراض به شورای عالی ثبت:
فقط آرای هیأت نظارت در سه بند مشخص ماده ۲۵ قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت است:
موضوع بند :
۱ – اختلاف در تقاضای ثبت یا اشتباه در تصرف
۵ – تعارض در اسناد مالکیت
۷ – اشکال در تنظیم اسناد و تطبیق با قانون
در این موارد:
رأی هیأت نظارت به مدت ۲۰ روز در تابلو اعلانات اداره ثبت الصاق میشود.
در صورت اعتراض ذینفع پیش از اجرای رأی، اجرای آن متوقف میگردد.
اگر شورای عالی ثبت رأی هیأت نظارت را تأیید کند، عملیات اجرایی ادامه مییابد.
صلاحیت مدیرکل ثبت:
در صورتی که آرای هیأتهای نظارت در موارد مشابه، متناقض یا خلاف قانون باشد، مدیرکل ثبت میتواند موضوع را به شورای عالی ثبت ارجاع دهد. در صورتی که رأی هیأت نظارت هنوز اجرا نشده باشد، رأی شورای عالی ثبت ملاک عمل خواهد بود.
نظام ثبت اسناد و املاک کشور با ایجاد مراجع نظارتی همچون هیأت نظارت و شورای عالی ثبت، سعی در رفع اشتباهات، ایجاد وحدت رویه و حفظ حقوق اشخاص دارد. قانونگذار با تعیین صلاحیتهای دقیق برای این مراجع، زمینهای برای رسیدگی تخصصی و کاهش مراجعات به مراجع قضایی فراهم نموده است. آگاهی از این صلاحیتها برای تمامی فعالان حوزه حقوقی، ثبتی و مردم، امری ضروری و کارآمد است.
